טופס 4 או בשמו השני טופס אישור אכלוס נחשב לאחד האישורים הסופיים בכל תהליך בנייה, בין אם מדובר בבניין מגורים ובין אם בבית צמוד קרקע. לאחר שתהליך הבנייה מסתיים מגישים בקשה לקבלת טופס 4 לרשות המקומית שמתחילה את הליך בדיקת המבנה במטרה לחברו לתשתיות השונות.
מי שמגיש את הבקשה לקבלת הטופס הם האדריכל, המהנדס, הקבלנים ושאר בעלי מקצוע שלקחו חלק בפרויקט. לאורך תהליך הבניה יש להחתים את כל אותם בעלי מקצוע. את הבקשה בעל ההיתר מגיש. בבניין בעל ההיתר הוא היזם או הקבלן המבצע, לעומת זאת בבית פרטי, בעל ההיתר הוא בעל הקרקע.
למרות שבמצב של בניין מגורים מי שמגיש את הבקשה לקבל טופס 4 הוא הקבלן או היזם, הרוכשים של הדירות חייבים לעקוב אחרי תהליכי הבניה בהתאם להיתרים ולמנוע מצב של עיכובים או כל מיני בעיות אחרות בהגשת הטופס.
מי שנותן את האישור לטופס 4 הוא המהנדס מטעם הרשות המקומית, זאת לאחר שבדק את כשירות המבנה למגורים, חיבור לתשתיות החשמל, הטלפון, המים, התקשורת ועוד.
מדובר בטופס קריטי ומה שבפועל קורה הוא שמחוסר ידע והבנה לגביו נוצרים עיקובים. אם למשל אין התאמה בין תהליכי הבניה להיתרים, לא יונפק טופס 4 על ידי הועדה המקומית, עד לכשהקבלן יסדיר את כל הצעדים שבוצעו נגד ההיתר. הטופס קובע את התאריך שסיימו לבנות את המבנה באופן סופי וכי ניתן לאכלס בו דיירים. בכדי שלא יהיו בעיות ועיקובים עם הנפקת הטופס, יש להכיר את משמעותו כבר בתחילת הדרך ולפעול למען הוצאות.
לפני שנכתוב את התנאים הרבים להגשת הבקשה, חשוב לזכור כי גם הבקשה לטופס וגם שאר המסמכים שיש להגיש ביחד איתה חייבים להיות חתומים על ידי עורך הבקשה, בעל ההיתר, המודד והאחראי לביצוע ביקורות. להלן התנאים לקבלת טופס 4:
כל האישורים הללו מוגשים בכדי להציג שהמבנה נבנה על פי המוסכם וכדי להראות שהמבנה אכן ראוי ובטוח למגורים על פי החוק ועל פי כל התקנים הקבועים בו.